「我的工作量大、節奏快且任務碎片化，難以用營收或業績直接呈現價值。目前是以表格逐項紀錄完成事項，能定期回顧並按時完成交辦；但紀錄過於瑣碎、缺乏分類與權重，無法凸顯重點成果與影響，主管也難以快速理解我的貢獻，導致去年考績不理想。今年我希望從年初就建立更好的 KPI／績效整理與呈現方式，爭取更佳考績、信任度、價值定位與晉升機會；問題是：有哪些可行的績效量化方法？如何把零散工作整合成可聚焦、可量化、能被主管看見的 KPI 呈現？」
這一題，是在課堂裡有位學員課後發問的。我聽完其實很有感，因為這不是他一個人的困擾，很多工作內容「多、快、碎」的人，都做了很多，卻常常在考核時被一句「看不出具體成果」打回票。
先說一句我的心裡話：願意把工作記下來、願意定期回顧，這件事本身就不簡單。
真正吃虧的，往往不是能力或態度，而是「呈現方式」還停留在明細層級，主管很難在短時間抓到重點。
接下來，我想用比較白話、好操作的方式，一步一步把「流水帳」變成「成果」。
先換一個視角：主管要看的不是「忙」，而是「改變」
表格列得再細，主管多半只會看到：事情很多、很辛苦。
但考核時主管腦中通常只有四個問題：
- 事情有沒有更快完成？
- 品質有沒有更穩、更少錯？
- 團隊有沒有因為這些做法變得更省力、更省成本、或更少風險？
- 有沒有做出改善，而不是只把事情做完？
所以今年如果想翻轉，方向不是把表格做得更漂亮，而是把日常工作翻譯成主管聽得懂的「成果語言」。
第一步：把碎片工作收斂成 4 類 KPI，就不會越記越碎
不確定是不是行政或支援職都沒關係；只要工作不容易用營收、業績直接說明，這四類指標幾乎都能用，而且主管也最買單。
1）交付與服務水準（快不快、準不準時）
可量化的方式：
- 準時完成率（交辦事項準時率、結案率）
- 平均處理時間（從需求提出到完成平均幾天）
- 回覆速度（當日回覆率、24 小時內回覆率）
例如:原本寫：「回覆窗口、追進度」
升級寫法：「窗口需求平均回覆時間由 2 天縮短至 1 天；本月共處理 52 件需求，準時結案率 96%。」
2）品質（錯誤少不少、退件重工多不多）
可量化的方式：
- 退件率／打回率
- 錯誤率（資料錯誤、漏項、版本錯）
- 重工次數（同一件事來回改幾次）
舉例來說，原本寫：「整理資料、協助送審」
升級寫法：「送審資料退件率由 10% 降至 3%；建立檢核清單後，漏項件數由每月 4 件降至 1 件。」
3）效率（同樣的事，做得更省力）
可量化的方式：
- 流程縮短（步驟變少、等待時間變短）
- 工時節省（每週省幾小時、每月省幾人時）
- 模板化／自動化（少多少來回確認、少多少手動輸入）
譬如說，原本寫：「每週整理報表」
升級寫法：「將週報改為自動匯入格式，整理時間由 90 分鐘降至 25 分鐘；每月節省約 4 小時。」
4）改善與影響（最能翻轉考績）
這一類很多人沒寫，卻最關鍵。因為「完成工作」是本分，「改善系統」才容易被記住。
可呈現的方式：
- 降低風險（避免逾期、避免缺漏、避免客訴）
- 降低溝通成本（統一窗口、SOP、一次到位）
- 讓主管更好決策（資訊整理、趨勢提醒、風險預警）
例如，原本寫：「協調跨部門」
升級寫法：「建立跨部門需求表單＋責任分工欄位，使來回確認次數降低約 30%，並將平均結案天數由 5 天縮短為 3 天。」
第二步：表格別丟，把它改成「素材庫」就好
目前的表格其實很有價值，那是原始紀錄。
只是原始紀錄不等於成果，成果需要「提煉」。
建議用一個很實用的句型，把每件事寫成主管看得懂的成果：
做了什麼 → 用了什麼方法 → 產生什麼變化（數字或對比） → 帶來什麼影響
再給一個更生活的例子（很多學員都會遇到）
原本寫：「安排會議、紀錄會議結論、追蹤事項」
升級寫法：「會議改用固定議程模板＋決議追蹤表，會後待辦確認時間由 2 天縮短為當日完成；本月追蹤 18 項待辦，準時完成率 94%。」
同一件事，寫法一換，價值就會被看見。
第三步：KPI 不要多，選 3～5 個就夠，而且要「有權重」
很多人想把所有事都放進 KPI，結果 KPI 變成 30 項，主管更看不懂。
最穩的做法是：選 3～5 個核心指標，再搭配 1～2 個「改善成果」。
一個很常見、也很安全的配置（可直接套用）：
- 交付（準時率 / 結案率）
- 速度（平均處理時間 / 回覆速度）
- 品質（錯誤率 / 退件率 / 重工率）
- 改善（每月或每季至少 1 件）
如果工作性質偏專案或跨部門更多，建議把「改善與影響」權重拉高，因為那是晉升最吃香的語言。
第四步：最推薦的呈現方式是一頁式月報，主管 3 分鐘看懂
主管真的沒有時間讀一大份明細。
一頁式月報的目的，是讓主管「一眼知道重點」，也更容易在考績會議上替您說話。類似以下的說明方式:
- 本月重點成果 3 件（只挑最有價值的）
- 交付與速度（準時率、平均處理時間、回覆速度）
- 品質（錯誤/退件/重工/客訴）
- 效率或改善（節省多少工時、縮短多少天、降低什麼風險）
- 下月主動提案 1 件（想改善什麼、預期效益）
這裡特別想提醒：第 5 點很多人不敢寫，但它往往是「被看見」的開始。
因為主管會感受到：不只是把事做完，而是真的在幫團隊變好。
如果工作真的很碎，怎麼開始才不會壓力爆表？
建議用「三週就能站穩」的節奏：
- 第 1 週：先選出 3～5 個 KPI（先少、先穩、先做得出來）
- 第 2～3 週：把表格改成「分類＋數字」（每週整理一次即可）
- 每月底：做一頁式月報，找機會跟主管對焦 10 分鐘
- 本月三個成果
- 下月一個改善提案
這樣做的好處是：年底考核不再是「臨時抱佛腳」，而是一路累積、一路被記得。
課堂上那位學員問這題時，我其實很心疼，因為那種「明明很努力卻不被看見」的挫折，真的會消磨人。但也想讓大家知道：績效呈現是可以練的，而且練對方法，效果會很快出現。
也想在這裡跟大家說一句：課堂裡、私訊裡、留言裡的疑問，我都放在心上，也會親自回答。如果工作上還有卡關的地方，歡迎到「佑鈞官網」的許願清單 https://eugenex.tw/services/#wish 把問題說出來，我很願意陪著一起把問題拆開、把方法長出來，讓努力更容易被看見、也更有機會換到想要的發展。
